למרות עידן הטכנולוגיה המתקדם ואיתו רבבות התוכנות שמציעות לנו חיי משרד נוחים ונגישים, פאוור פוינט עדיין נותרה תוכנת המצגות הנפוצה והשימושית ביותר. כתוכנה, עברה הפאוור פוינט תהליך אבולוציה בעשורים האחרונים כאשר כיום ניתן לבנות בעזרתה מצגות מתוחכמות ובעלות אפקטים ויזואליים מרשימים שבכירים מובילים במשק משתמשים בה לבניית מצגותיהם. לצד זאת, עדיין ילד בכיתה ד' יוכל להשתמש בתוכנה לצורך בניית מצגת לבית הספר. בדיוק בגלל השימוש הנרחב שניתן לעשות בתוכנה, כדאי לדעת מהי מטרת המצגת ומה הרמה אליה אתם שואפים להגיע. להלן מספר שלבים בעזרתם יוכל המשתמש המתחיל להכין מצגת ראויה:
הכירו את התוכנה
כלל זה תופס לגבי כל תוכנה אותה אתם חפצים ללמוד, אבל אחת כמה וכמה כשמדובר בתוכנה קלה כפאוור פוינט. לפני שבכלל חושבים על בניית מצגת, יש צורך להכיר את התוכנה. תוכנת הפאוור פוינט היא ידידותית למשתמש וכולנו נחשפנו אליה בשלב כלשהו בחיים, בין אם רק ראינו מצגת שמישהו אחר הציג ובין אם בנינו מצגת בעצמנו. קורס אופיס למשל, עוסק בשיעורים הראשונים בעידוד התלמידים לבחון את הפאוור פוינט ללא משימה ברורה או מוגדרת, וזאת על מנת לקבל בטחון ושליטה בתוכנה.
התחילו באופן נקי
תופעה נפוצה אצל אנשים שצופים במצגות מהצד, היא להתלהב ולהתרגש יתר מהאפקטים הוויזואליים ואז להתמקד באפקטים אלו בבואם לבנות את המצגת הראשונה. כל קורס office שמכבד את עצמו, נותן כמטלה ראשונה בניית מצגת שלדית, כלומר ללא הוספת רעשי רקע ומסיחי דעת כגון אפקטים למיניהם, וזאת על מנת ללמד קודם כל את הבסיס. לאחר למידת הבסיס עצמו, יסתבר לכם שהאפקטים הוויזואליים לא כל-כך תורמים כפי שחשבתם, ולעיתים אף גורעים יותר מאשר מוסיפים.
בנו מצגת מעניינת
היופי בפאוור פוינט, הוא שלימוד התוכנה מלווה לא רק בלימוד טכני אלא גם בשיטות של פרזנטציה והעברת מסרים לקהלים. בעיני רבים עניין זה מהווה דווקא חסרון, שכן היו מעדיפים למידה טכנית גרידא, על פני דברים אחרים. על כן, אל תפספסו את מטרת הלמידה לשמה התכנסתם – בניית מצגת מעניינת וקולעת שתעביר את המסר שלכם במדויק. חישבו על כל שקף ושקף, מה המטרה של כל שקף, כיצד הוא מתקשר לקודמו, כיצד הוא מוביל אל הבא אליו, והכי חשוב – כיצד תציגו אותו בפרזנטציה. רבות כבר נכתב על מה גורם למצגת להיות מעניינת, ויש הרבה טיעונים בנושא לכל מיני כיוונים, אך על דבר אחד כולם מסכימים באופן גורף – מה שלא משרת נאמנה את המסר, לא צריך להיות במצגת. כאשר שומרים על ההקשבה והעניין של הצופים, אין לתת מקום לדברים שיסיטו אותם מהשטף של המצגת ומהרעיון שהיא מנסה להעביר. בנוסף, העין האנושית לא אוהבת עומס. שקף שהוא עמוס במלל הוא מקור עיקרי לאיבוד עניין בעת פרזנטציה. לכן, העדיפו ריבוי שקפים קצרים מאשר מעט שקפים עמוסים, ותמיד חישבו כיצד להעביר מסר מרכזי של כל שקף בפסקה אחת בלבד, ורק אחר כך תרחיבו את הפסקה במילים שלכם בעת הפרזנטציה, זה ייתן לכם ערך מוסף כמציגים ולא ככאלו שרק "מקריאים מהמצגת". ועכשיו כשקיבלתם טיפים טובים לצורך בניית מצגת, גשו לתוכנת הפאוור פוינט ושיהיה בהצלחה.
