מנהל פרויקטים, שלא כמו בעבר, הוא בעל מקצוע בפני עצמו. אם בעבר מנהלי פרויקטים צמחו מתוך המחלקות הכי פנימיות והתקדמו במעלה הדרגות, היום הם עוברים הכשרה מקצועית-ניהולית ויוצאים לממש את החזון של החברה או הארגון בפבסביבת העבודה הרווחת בחברות הייטק רבות, ניהול פרויקטים יעיל הוא המפתח להצלחה. ככל שהפרויקטים השונים הופכים למורכבים יותר, וכוללים צוותים מבוזרים ולוחות זמנים צפופים (בשיטות AGILE למיניהן), כך הצורך בכלים מוצלחים לניהול פרויקטים גובר. כלים לניהול פרויקטים משמשים לנוחות בתקשורת בתוך צוותים, מעקב אחר התקדמות, וקבלת החלטות מבוססות נתונים.
אספנו עבורכם מדגם של מספר כלים לניהול פרויקטים, כאלה שאם תעבדו בחברת הייטק כזאת או אחרת, ודאי ייצא לכם להיתקל לפחות בחלקם.
מאנדיי (Monday)
נראה שהתוכנה הכי פופולרית היום לניהול פרוייקטים בהייטק (או בכלל), היא הפלטפורמה הישראלית מאנדיי (Monday). סוד ההצלחה של מאנדיי הוא הממשק הידידותי שלה: הוא כל כך פשוט, שבעצם כל אחד יכול להתחיל לעבוד איתו ולהבין את הבסיס שלו תוך כמה דקות. הממשק דומה במובן מסוים לטבלאות אקסל, אבל עם המון סדר, ארגון, יכולות, תצוגות מותאמות אישית ועוד.
מאנדיי מאפשרת לראשי צוותים ומנהלי פרויקטים ליצור לוחות זמנים ברורים, לבצע שיתופי פעולה בזמן אמת, להשאיר מידע והודעות בצורה יעילה, להגדיר תהליכים אוטומטיים לפי הצורך, לעקוב אחר פרויקטים, ליצור דוחות ועוד. בנוסף, ניתן לפתוח את מאנדיי מכל מחשב וטלפון, על ידי הזדהות מהירה.
ג'ירה (Jira)
בעוד מאנדיי מתאימה לניהול פרויקטים מכל מיני סוגים, וכוחה נמצא בפשטותה, ג'ירה היא תמונת מראה לכך. ג'ירה מותאמת במיוחד לניהול פרויקטים של פיתוח תוכנה, ספציפית עבור חברות העובדות במתודולוגיית Agile. ג'ירה מאפשרת מעקב אחר פיתוח תוכנה, תוך שימוש בלוחות קנבן (Kanban, שיטת סימון), דוחות ותרשימי זרימה מתקדמים. היתרון של ג'ירה הוא בכך שהיא מתממשקת עם כלי פיתוח כגון GitHub, ומאפשרת תובנות מעמיקות על ביצועי הצוות והתקדמות הפרויקט.
Wrike
תוכנה ותיקה מאוד לניהול פרויקטים (מ-2003), המאפשרת ריכוז של מספר יכולות במקום אחד. Wrike מאפשרת תכנון וארגון של פרויקטים, מעקב אחר זמני ביצוע, תקשורת מהירה (צ'אט) וכן כלים נוספים עבור המשתמשים. בנוסף, התוכנה מאפשרת התממשקות עם המון כלים מאוד-מאוד נפוצים, כגון ג'ימייל, וורדפרס, סיילספורס, תוכנות CRM רבות וכן אף עם ג'ירה. למעשה Wrike מתאימה כפלטפורמה לניהול המתאימה מאוד למשרדים העוסקים בשיווק באינטרנט, משרדי עורכי דין (שרוצים לתמחר לפי שעה), צוותי מכירות ועוד.
Miro (מירו)
מכירים את זה שרואים הרבה בסדרות ובסרטים חבורה של מנהלים או מהנדסים, עושים סיעור מוחין ומדביקים פתקי post-it על לוח מחיק? אז זה בערך הוייב שניסו לתת למשתמשים ב-Miro. הממשק של התוכנה ממש מדמה לוח עם פתקים צבעוניים, שאתם יכולים לסדר בדיוק איך שאתם רוצים. מעבר לכך, עם מירו אפשר ליצור חיצים ותרשימי זרימה, ממש כאילו זה לוח מחיק במציאות, רק שהכל בפלטפורמה קלה לניהול פרויקטים, שאפשר להתחבר אליה מכל מקום. מירו מתאימה לאנשים שהחשיבה שלהם מאוד אינטואיטיבית, וצריכים משהו ויזואלי שיעשה להם סדר בראש.
Asana היא אחת מתוכנות ניהול הפרויקטים הפופולריות, בין היתר בזכות ממשק סופר ידידותי, שנית גם לעצב אותו להתאמה אישית. התוכנה אידיאלית לצורך שיתופי פעולה בין צוותים ומאפשרת ליצור רשימות של משימות (עם ירידה לפרטי פרטים), לעקוב אחר התקדמות פרויקטים, לשלוח הודעות אישיות והודעות צוות, להגדיר יעדים וכמובן לשתף קבצים בקלות. הכלי מתאים במיוחד עבור פרויקטים קטנים ובינוניים, והוא מאפשר שילוב של מעל 100 אפליקציות שמשדרגות אפילו יותר את זרימת העבודה.
Trello
Trello היא מערכת לניהול פרויקטים, והיא עשירה בלוחות, רשימות וכרטיסים שאפשר להשתמש בהם לצרכים שונים – משימות, תאריכים, פרטים חשובים ועוד. הכלי אינטואיטיבי מאוד לשימוש, הממשק ידידותי וויזואלי ומפשט מאוד את המשימות, כך שניתן ממש לפרק את זרימת העבודה לחלקים קטנים. בנוסף, הכלי מציע אינטגרציות עם כלים נוספים, כדוגמת Google Drive ו-Slack.
ClickUp
ClickUp היא מערכת לניהול פרויקטים שיש בה הכל: היא גם כלי תכנון, גם כלי מעקב וגם כלי תזמון. היא מתאימה לניהול משימות ופרויקטים, לשיתוף של רעיונות ולניהול צוותים, עם משימות, לוחות עבודה, צ'אט פנימי, תבניות בהתאמה אישית, מסמכים, אוטומציות ואפשרות לאינטגרציות עם כלים חיצוניים. השימוש בכלי הוא היררכי, כשישנו מרחב עבודה ראשי, עד רמת רשימות בכל תיקייה.
Smartsheet
Smartsheetהיא כלי לניהול פרויקטים שהצד החזק שבו הוא גיליונות נתונים המשמשים לצורך ארגון של הפרויקטים וצפייה נוחה. את הגליונות האלה ניתן להציג בתצורות נוספות בלחיצת כפתור – גאנט, תרשים, תצוגת לוח שנה ועוד. המערכת מאפשרת תכנון, מעקב ודיווח על משימות תוך שיתוף פעולה עם חברי צוות, עם אפשרות מקסימלית להציג את נתוני הפרויקט באופן מותאם אישית. הכלי מתאים במיוחד לצוותים שעובדים עם נתונים מורכבים, דוחות וגרפים.
Basecamp
Basecamp הוא כלי נוח לניהול פרויקטים באופן שמאפשר תקשורת מיטבית עם הצוות. הכלי כולל לוחות משימות, תכנון זמנים וניהול מסמכים, וניתן באמצעותו לעקוב אחר המשימות, לנהל דיונים ולשלוח הודעות, לשתף קבצים ועוד. Basecamp מתאימה לניהול של פרויקטים שאינם מורכבים, עבור אנשים שחשוב להם כלי פשוט, שמעודד זרימה חלקה של עבודה.
