
אם התחלכשפרויקטים מתנהלים בצורה תקינה, הם מובילים את הארגון לצמיחה ולהשגת יתרונות משמעותיים בתחום שלהם. מאחורי כל מוצר מוצלח שחברה מצליחה לפתח ולייצר, עומד צוות שלם שעמל על הפרויקט – משימות, יעדים, חלוקת משאבים ובקרה. מנהל הפרויקט הוא ללא ספק איש המפתח, אך יש מעליו עוד גוף אחד בהיררכיה, שמספק את התשתית ואת ההנחיות לפרויקט מוצלח. במאמר שלפניכם נבין מה זה PMO, מה תפקידו בחברה, כיצד הוא מוביל לתפקוד מיטבי של החברה ומהי האינטגרציה שלו עם מנהלי הפרויקטים.
מה זה PMO?
PMO (Project Management Office) הוא משרד / מחלקה בתוך הארגון, והתפקיד שלו הוא לתמוך את מנהלי הפרויקטים באמצעות שיטות עבודה, כלי עבודה, הנחיות ובקרה מלמעלה, כדי לוודא שפרויקטים מתנהלים בצורה תקינה בהתאם ליעדים שהוגדרו על ידי החברה. במילים אחרות, אפשר לומר שה-PMO הוא המרכזייה של כל הפרויקטים. למרות שמנהלי הפרויקטים כפופים מבחינה מקצועית ל-PMO, הם לא בהכרח כפופים אליו מבחינה ארגונית.
באילו סוגי ארגונים נדרש PMO?
לפני שנרחיב בפירוט מה זה PMO, מדובר במחלקה שנדרשת בעיקר בארגונים שמנהלים מספר פרויקטים במקביל וזקוקים לגוף שמתכלל את הכל, פשוט כדי שלא ללכת לאיבוד וכדי לשמור על רמה גבוהה ואחידה. ארגונים מן הסוג הזה נפוצים כמובן בהייטק, אך גם בחברות מתחום הבנייה, הבריאות והפיננסים.
מה תפקידו של Project Management Office?
ל-PMO יש מספר תפקידים מרכזיים:
- הכשרה – PMO מספק למנהלי הפרויקטים ולצוותים הכשרה, כלים ומשאבים, על מנת לוודא שכולם עובדים באותה אסטרטגיה וטכניקה. לדוגמה, הכשרה של כולם לעבודה על מערכת ניהול פרויקטים אחת בה הארגון משתמש
- בניית מתודולוגיות – אולי התשובה המרכזית לשאלה מה זה PMO טמונה ממש כאן. ה-PMO יוצר מסגרות ושיטות עבודה, כלומר מתודולוגיות, כדי להבטיח אחידות בניהול הפרויקטים בארגון, במטה ליצור סטנדרטים אחידים שמובילים לתוצרים ברמה גבוהה. לדוגמה, עבודה לפי שיטת Agile
- תיאום – ה-PMO מסייע בתיאום בין הפרויקטים השונים שמתנהלים בארגון. בכך הוא מונע התנגשויות, וגם מאפשר ניצול יעיל של המשאבים. לצד התיאום, לא פועם ה-PMO גם מחלק את המשאבים בין הפרויקטים השונים
- בקרה – כל מנהל פרויקט אחראי על חלקת האלוהים שלו, אך מישהו בכל זאת צריך לפקח מלמעלה. לכן ה-PMO אחראי לעקוב אחר ההתקדמות של הפרויקטים ולוודא כל הזמן שהם לא חורגים מהתקציב ומהזמן שהוגדר להם. כל ידי הבקרה והמעקב ניתן לזהות בעיות צפויות ולפתור אותן לפני שהן הופכות לצרה אמיתית
מה הם היתרונות ש-PMO מביא לארגון?
אז לאחר שענינו על השאלה מה זה PMO, כיצד המחלקה תורמת לארגון?
- פרויקטים איכותיים יותר, שהושקעה מחשבה בשיטת העבודה האידיאלית עבורם
- פרויקטים אשר עומדים בתקציב שהוגדר להם, ומונעים בזבוז של כסף לארגון
- עמידה בלוח הזמנים אשר הוגדר לפרויקט, מה שעשוי למנוע חיכוכים עם לקוחות
- פרויקטים שמדברים בשפה אחת עם היעדים והאסטרטגיה של הארגון
- זרימת מידע חלקה וקבועה בין מנהלי הפרויקטים לדרגים הבכירים בארגון והיכולת לספק תמונת מצב ברורה ומיידית
מהם הכלים ש-PMO עושה בהם שימוש?
בדיוק כמו שלמנהלי הפרויקטים יש כלים וטכנולוגיות שמשמשות אותם כדי לעקוב אחר התקדמות הפרויקט, כך גם למשרד הראשי לניהול הפרויקטים יש את הכלים שלו. ראשית, מערכת לניהול פרויקטים שמסייעת בתכנון ובמעקב, והיא יכולה להיות זהה למערכת בה משתמשים צוותי הפרויקטים. בנוסף, ה-PMO משתמש בכלים לניתוח נתונים אשר מאפשרים לזהות דפוסים חריגים ועיקובים בפרויקטים, לעיתים עוד לפני שמנהל הפרויקט מתריע עליהם או מזהה אותם. בנוסף, ה-PMO משתמש בכלים לשיתוף פעולה ומיטוב של התקשורת בין מנהלי הפרויקטים כשיש צורך להוריד הנחיות רוחב. כמו כן, משתמשים בתוכנות לתיעוד של המידע והתהליכים ובמערכות לניהול סיכונים שעוזרות לזהות ולהתמודד עם סיכונים פוטנציאליים.