גם אם אתה ומחשבים זה לא בדיוק סיפור אהבה, גם אם מאז ומעולם נרתעת מעבודה מול מחשב וגם אם אתה מאמין שאם קצת מתאמצים, ניתן לעשות הכל לבד ובלי סיוע של מסכים ומעבדים, הרשה לנו להפציר בך לתת הזדמנות ולערוך היכרות עם "Microsoft Office". תוכנות אופיס הינן חבילת יישומים משרדיים שהושקה לראשונה ב-1993 על ידי חברת "מיקרוסופט". מאז יצאו לא מעט גרסאות של תוכנות אופיס כשהאחרונה יצאה בשנת 2015 ("אופיס 2016"). במאמר שלפניך נפרט מעט אודות היישומים השונים הכלולים בחבילה.
היישומים השונים בחבילה
קצרה היריעה מלפרט אודות כל תוכנות אופיס קיימות, ולכן בחרנו לפרט רק אודות כמה מהם, שלרוב נלמדים בסוגים שונים של קורס אופיס, להלן:
- וורד (Word) – מעבד תמלילים ותיק שנוצר לראשונה עבור מערכת מבוססת יוניקס בשם "Xenix", אי שם בשנות ה-80 של המאה הקודמת. נכון להיום בקרב משתמשי PC, מדובר במעבד התמלילים הפופולארי ביותר. התוכנה מאפשרת לשלב תמונה וכיתוב לצורך עריכה ויצירה של גרפיקה וטקסט בדו"חות, מכתבים, ספרים, חוברות ומגוון רחב של מסמכים בהתאמה אישית או תבניות קבועות מראש. יש שיגידו כי מכל תוכנות אופיס באשר הן, זו התוכנה הכי מצליחה.
- אקסל (Excel) – תוכנה המשמשת ליצירה של גיליונות אלקטרוניים, הכוללת טבלאות ציר, כלים גרפיים וכלי חישוב שונים. הייעוד העיקרי של אקסל הוא להציג ולחשב נוסחאות וערכים מתמטיים למגוון צרכים, החל מחישובי משכורות וכלה בחישובים מדעיים. לימודי אקסל חשובים מאוד בניהול משרד.
- פאוורפוינט (PowerPoint) – תוכנה המשמשת להכנת מצגות. באמצעות התוכנה תוכל ליצור שקופיות ולהציג אותן על מסך המחשב בזו אחר זו. בשקופיות תוכל להכניס תמונות, רכיבי מדיה שונים, טבלאות, טקסטים ועוד. לפי ההערכות, מדי יום מיוצרות באמצעות התוכנה, כ-30 מיליון מצגות בכל רחבי העולם.
- אאוטלוק (OutLook) – תוכנת ניהול מידע אישי המשפרת את היכולת של המשתמשים לנהל את לוח הזמנים שלהם. התכנה מייעלת את ניהול המטלות היומיות של העובד וכן משדרגת את האופן שבו הוא משתמש בדואר האלקטרוני שלו. התוכנה כוללת כלי דואר חכמים וכלי ניהול כמו לוח שנה, יומן חכם, רשימת כתובות, פתקים וירטואליים לתזכורת, מערכת ניהול משימות המאפשרת לעובד לעקוב אחריהן ועוד.
- יישומים נוספים – היישומים הנ"ל כלולים במהדורה הרגילה וישנן מהדורות נוספות, הכוללות תוכנות אופיס נוספות. כך לדוגמה במהדורה מקצועית ברישוי קבוצתי ישנה תוכנת טפסים לאיסוף מידע הנקראת "InfoPath" ובמהדורה המקצועית, ישנו מחולל יישומים ותוכנת בסיס נתונים, בשם "Access".
אז מאיפה מתחילים?
תוכנות אופיס הן תוכנות אינטואיטיביות מאוד וקלות ביותר לתפעול, אך כדי ליהנות ממלוא הקסם שלהן, מומלץ ביותר ללמוד אותן לעומק. כיום ניתן לקחת קורס אופיס הכולל לא יותר מעשרה עד 12 מפגשים ולשפר את השליטה בתוכנות השונות בצורה משמעותית. בדרך כלל קורס אופיס מורכב מקבוצות של שיעורים כשכל שלושה או ארבעה שיעורים רצופים, מוקדשים לתוכנה אחת בחבילה.
