אם התחלתם לחקור לעומק את עולם ניהול הפרויקטים, בטח שאלתם את עצמכם מה ההבדל בין PMO למנהל פרויקטים. זוהי שאלה מרכזית, והבנת ההבדלים בין הפונקציות חשובה על מנת להצליח בניהול הפרויקט. עולם ניהול הפרויקטים כולל מגוון רחב של תפקידים, ואכן – מנהל פרויקטים ו-PMO הם מהדומיננטיים ביותר. למרות ששניהם עוסקים בפרויקטים הם ממלאים תפקידים שונים בארגון, אך בכל זאת יש להם הרבה מן המשותף. במאמר שלפניכם נענה על השאלה מה ההבדל בין PMO למנהל פרויקטים, מהי הגדרת התפקיד של כל אחד מהם, ואיזו סינרגיה מקצועית יש ביניהם.
מה זה מנהל פרויקט?
מנהל פרויקטים אחראי על הובלת פרויקט ספציפי מתחילתו ועד סופו. לצורך זאת הוא מוביל צוות מגוון, ומנווט אותו לעמידה ביעדים תוך ניהול הזמן והתקציב. אמנם לא תמיד מנהל הפרויקטים יהיה המנהל הישיר והאורגני של העובדים בצוות, אך לצורך הפרויקט – הוא זה שמקצה להם את המשימות ומפקח על עבודתם. במרבית הארגונים ישנם מספר מנהלי פרויקטים, שעובדים על פרויקטים במקביל – כל אחד עם הצוות שלו. על מנת להיות מנהל פרויקטים יש לעבור הכשרה מסודרת, שכוללת בעיקר מתן כלים ניהוליים, מכיוון שאת הידע הטכני והמקצועי כבר יש.
מה זה PMO?
PMO משמעותו Project Management Office, כלומר יחידה בתוך הארגון שמטרתה לפקח על ניהול הפרויקטים בארגון ממבט-על. לצורך זאת היא מייעצת ותומכת במשאבים, מגדירה את נהלי העבודה ואת הכלים לניהול הפרויקטים, ולא פעם גם מסייעת בחלוקה יעילה יותר של המשאבים בין הפרויקטים השונים. כלומר, PMO מבצעים תכלול של כל הפרויקטים המתנהלים בארגון בזמן נתון.
אז מה ההבדל בין PMO למנהל פרויקט?
ההבדלים המרכזיים בין PMO למנהל פרויקט הם:
- תחום אחריות וגבולות גזרה – מנהל פרויקטים עוסק בפרויקט ספציפי שהוא כל עולמו
- תפקיד מרכזי – מנהל פרויקטים לא עוסק בנהלים וברגולציה אלא בהובלת צוות לעמידה ביעדים – על פי מה שהוגדר לו מלמעלה
- שיתופי פעולה – מנהל פרויקטים מתרכז בחלקת האלוהים שלו – הצוות אותו הוא מנהל, ושיתוף פעולה מקצועי עם PMO
מה משותף בין PMO למנהל פרויקטים?
לאחר שענינו על השאלה מה ההבדל בין PMO למנהל פרויקט, ללא ספק יש גם משותף. בסופו של דבר – שניהם חולקים מטרה משותפת והיא הצלחה של הפרויקטים. מנהל הפרויקט אמנם מרוכז בפרויקט עליו הוא מופקד, אך הסטנדרטים של העבודה, וכן כלי העבודה, הם אלו אשר הוגדרו על ידי ה-PMO. בנוסף, יתכן שלוח הזמנים לביצוע ולסיום של הפרויקט הוגדר על ידי PMO. אם נגלוש לעולמות אחרים, ניתן לדמות את זה לרואה חשבון לעומת לשכת רואי החשבון. רואה החשבון עובד עם הלקוחות שלו באוטונומיה מלאה, בעוד לשכת רואי החשבון נותנת את המעטפת המקצועית, מעדכנת בנהלים החדשים בחוק וכדומה.
שני תפקידי מפתח שמשלימים זה את זה
לסיכום, מנהל פרויקטים ו-PMO ממלאים אמנם תפקידים שונים בארגון בתחום הפרויקטים, אך בסופו של דבר הם משלימים זה את זה. לאחר הנהלים וההגדרות, מנהל הפרויקטים הוא איש הביצוע בפועל, שמבטיח שהפרויקט יושלם תוך עמידה בזמנים, בתקציב, ובשביעות רצון מלאה של ההנהלה והלקוח שנמצא בקצה.
