ייעול תצורת העבודה בארגון חיונית מאוד בעידן העסקי החדש, ולכן כיום עסקים בכל סדר גודל עובדים עם מערכות ניהול חכמות המאפשרות לחסוך בזמן ולעבוד בצורה מסודרת. הבאנו עבורכם את – מדריך SAP Business One שיאפשר לכם להתחיל לבצע שימוש במערכת ולהכיר את התפריטים והפעולות השונות.
מהי SAP Business One?
SAP Business One היא תוכנה לניהול עסק, אותה פיתחה חברת SAP העולמית הנחשבת למובילה בפיתוח ויישום תוכנה ארגונית לניהול עסקים וקשרי לקוחות. המותג SAP Business One נועד לעסקים קטנים ובינוניים על מנת שיוכלו גם הם להתנהל כמו הגדולים, רק במערכת ERP אחת המותאמת להם. המערכת מציעה פתרון לכל הפרמטרים הדרושים לניהול המידע הקיים בעסק, החל מכספים, מערך מכירות, קשרי לקוחות, ניהול רכש, מלאי, שירותים, דוחות ועוד.
מבחינת נוחות השימוש, מדובר על מערכת המאפשרת לקבל שליטה מלאה על כל הנעשה בדרך ידידותית לשימוש, עם מגוון רחב של פיצ׳רים ומודלים המותאמים כמעט לכל תחום בתעשייה כמו תחום הלוגיסטיקה, שירות, נדל״ן, קמעונאות, לבעלי מקצוע חופשיים והרשימה עוד ארוכה.
אם גם אתם רוצים לפתוח משתמש ב – SAP Business One, הנה מה שאתם צריכים לדעת
תחילה יש לבצע הרשמה לתוכנה ולקבל גישה של Client Web. ממלאים את הפרטים, בוחרים באפשרות של – Client Web הנמצאת בתפריט ראשי תחת המודול הנהלה או בסרגל הכלים.
חשוב לדעת – ניתן להשתמש בתוכנה מכל ממשק כמו גוגל כרום, Firefox Mozilla, אפל ספארי וכו׳. במסך ההתחברות יש לבחור את בסיס הנתונים של החברה, להקליד את שם המשתמש והסיסמה ולהיכנס פנימה. או כפי שציינו לפני דרך Client Web.
מבנה מסך הבית של SAP Business One
המבנה של מסך הבית נוח מאוד לשימוש וזהו הדף הראשי שיופיע, ממנו ניתן להיכנס לרשימה של השירותים אותם התוכנה מציעה. לשירותים ניתן להיכנס על פי ההרשאה הקיימת של כל משתמש. לדוגמה סוכן מכירות יוכל להיכנס לקטגוריית הצעות מחיר ללקוח, אך לא בטוח שניתן לו הרשאה לחשבוניות וכך הלאה.
במסך עמוד הבית ניתן להגדיר את הקטגוריות וקבוצות המידע הרצויות בסרגל הניווט כמעין עוגנים. ניתן להציג את כל התוכן, כך שניתן יהיה לגלול מעלה או מטה או להשתמש בלשוניות לשירות הרצוי שיהיה בעמוד התצוגה. כדי לצפות בתוכן של הקטגוריה, יש להקיש על הלשונית ולצפות בנוחות במידע.
כדי לספק נוחות גבוהה, המערכת יודעת לשמור על רשימת 30 הקטגוריות והפונקציות בהן הנכם משתמשים בתדירות גבוהה או ב- 30 הפונקציות האחרונות שיהיו זמינות לצפייה מהירה. שתי הרשימות הללו יהיו זמינות ב ״אזור שלי״. כמובן שניתן לכבות את פונקציה בעת הצורך. אופציה נוספת בעניין זה היא ניקוי היסטוריית השימוש, זאת מבצעים באמצעות לחיצה על הלחצן נקה, וכך מרוקנים את הרשימות.
הקטגוריות שיופיעו הן הבאות, כאשר ניתן לסדר אותן לפי הסדר הרצוי:
● הצעות מחיר ללקוח
● הזמנות לקוח
● הזמנות רכש
● צור הזמנות לקוח
● כרטיסים
● מפת דרכים ל-One Business SAP
● תעודות משלוח
● חשבוניות מס
● טיוטות של מכירות
● מדריך למשתמש
התפריט הראשי של SAP Business One
לפתיחת התפריט הראשי במערכת, יש ללחוץ על שלושת הפסים (המבורגר) ויפתח תפריט המקביל לקטגוריות המופיעות בעמוד הבית. אך מה שיש בתפריט הוא אופציית החיפוש בה תשתמשו בתדירות גבוהה. דרך החיפוש ניתן למצוא כל דבר במערכת, ולכן הוא שימושי מאוד. לדוגמה לחפש מסמכים של לקוח מסוים וכך הלאה.
סידור היישומים בתוכנה
מומלץ לסדר את הקטגוריות והיישומים השונים בהם הנכם משתמשים ביומיום, כך תוכלו לקבל אליהם גישה מהירה. זאת ניתן לבצע דרך בחירה ב- מאתר יישומים > פתיחה של קטלוג כל היישומים הפתוחים. כעת נותר לכם להוסיף יישומים לעמוד הבית או להסיר את אלה שאינם נמצאים בשימוש או שאינם רלוונטיים. אפשר גם לשנות את מיקום היישומים ולהעבירם בין קבוצות שונות ולסדר בצורה הנוחה לכם.
מצבי עבודה ב- SAP Business One
במערכת קיימים ארבעה מצבי עבודה בהם תתקלו הרבה והם: הוספה, חיפוש, עדכון ו- אישור. בואו נראה מה אומר כל אחד מהם:
הוספה – מצב זה משמש להזנת נתונים חדשים כמו הוספת לקוח, הוספת מסמכים ועוד. בשורת התפריטים ניתן לבחור ב – נתונים > הוספה > הזנת הנתונים ולחיצה על ״הוסף״.
חיפוש – זהו מצב המאפשר לחפש כל דבר מנתונים הקיימים. תוכלו לעיין ברשומות המוצגות ולעדכן אותן. לדוגמה חיפוש של חשבונית, בוחרים במכירות-חיובים > חשבוניות מס > נתונים > חיפוש והזנת המידע שיש כמו שם הלקוח, קוד הלקוח וכו׳ > ״חיפוש״.
עדכון – מצב זה מאפשר לשנות את המידע הקיים במערכת כמו עדכון פרטים של לקוח, עדכון של פריט מסוים במלאי וכ׳ו. יש להיכנס למצב עדכון ואישור. לדוגמה, שינוי דבר מה בכרטיס הלקוח – כרטיסים > ניהול כרטיסים > חיפוש וביצוע השינוי הרצוי. לאחר מכן יש ללחוץ על ״עדכן״ כדי לאשר את השינויים.
אישור – זהו לחצן המאשר כל שינוי בנתונים של מערכת SAP Business One.
